Compte rendu de l'avancement des préparatifs Halloween & Marché de Noël

Compte rendu de la réunion du 19/10/2015

1.    ATELIER HALLOWEEN - MERCREDI 21 OCTOBRE

a.     Peu d’inscrits à ce jour, peut-être parce que le mot n’est pas passé dans les cahiers

b.     À faire

                                               i.         Récupérer les clefs de la salle mercredi matin au plus tard (la Mairie est fermée le mercr après midi)

                                              ii.         Rendez-vous le matin à 11h au foyer pour descendre le matériel

                                            iii.         Laura amène sa cafetière

                                            iv.         Elena fait le courses (boissons)

c.      Membres présents : Laura, Dimitri, Elena + Laurence ?

2.    FETE D’HALLOWEEN – SAMEDI 31 OCTOBRE

a.     Programme (voir Compte rendu d’Elena)

b.     Achat de cotillons (Isabelle) pour remplir les piñatas

c.      Faire le point sur les boissons (Laurence)

d.     Musique : poste de Laura avec musique sur clé USB (Elena) /Elena réfléchit à des jeux simples utilisant ballons/musique pour avant le départ dans le village

e.     Installation de la salle : Vendredi 30 octobre à 15H avec Elena, Laura, Dimitri

f.      Le jour J : ouverture de la salle à 14h (Elena) pour réceptionner les gâteaux (18 à ce  jour)

3.    MARCHE DE NOËL – WEEK-END DES 28 ET 29 NOVEMBRE

a.     Intérieur

                                               i.         Décors : référante Elena. Idée d’utiliser des branchages. Organiser le décor de la salle et le coin photo du Père Noël

                                              ii.         Photographe : RV mardi 20 pour voir les cartonnages (Elena, Laurence). Horaires à proposer : le samedi de 10h à 12h et le dimanche de 15h à 17h

                                            iii.         Chorale des enfants organisée par Laura sous forme d’atelier chant une semaine avant. A confirmer suivant dispos. Les faire chanter pendant que la photographe développe les photos.

                                            iv.         Père-Noël et St Nicolas : demander au mari de Laurence sinon trouver quelqu’un d’autre.

b.     Extérieur

                                               i.         Charrette : prestation déjà confirmée. L’assoc paie le déplacement 60 euros. Les tickets sont déjà prêts. Deux tranches le samedi : de 11H à 12H30 et de 13H30 à 15H.

                                              ii.         Poneys : Dimitri se charge de contacter les différents centres équestres de la région

                                            iii.         Vendeur de marrons : Dimitri (lui demander un droit de place de 15 euros pour les deux jours et il s’encaisse seul)

c.      Affichage/Signalisation (Dimitri)

                                               i.         Création de panneaux sur palettes pour les ronds-points (à mettre en place 15 jours avant) – voir Guylène. Demander contreplaqué à Laurence.

                                              ii.         Création des flèches d’indication à placer dans les rues de Neffiès

d.     Menu/restauration (Laura + Isabelle)

                                               i.         Définir les menus (raclette, sandwiches, gaufres, crêpes, etc.)

                                              ii.         Réaliser vin chaud/cidre chaud

                                            iii.         Prévoir quantités – Faire les courses – Réaliser – Fixer les prix

4.    AUTRES POINTS

a.     Loto

                                               i.         Référente : Cendrine

                                              ii.         Toute l’équipe récolte un maximum de lots d’ici janvier, puis faire tri en prévision des deux lotos et de la tombola de la kermesse.

b.    Gobelets Ecureuils

                                               i.         Il en reste 75 à ce jour (commande de 500 pièces en 2011)

                                              ii.         Question : doit-on les consigner pour ne pas avoir de pertes ? Pb de gestion pour la buvette. Proposition d’acheter des gobelets en carton pour les grosses manifs « à risque » où il y a beaucoup de choses à gérer (moins de vaisselle) et conservation des gobelets Écureuils pour les petites manifs type Halloween.

Compte rendu de la réunion du 1/10/15

COMPTE RENDU DE LA REUNION DU

CA DU 01/10/15

CA n°1

           1.        ORGANISATION DE L’ASSOCIATION

           a.         Chaque membre du CA est invité à communiquer ses disponibilités pour faire en sorte de dégager un horaire commun pour les futures réunions du CA (2 par trimestres).

           b.        Nomination du Bureau pour 2015-16

Nous nous sommes mis d’accord pour constituer le Bureau comme suit :

Présidente : Laurence Fernandes

Secrétaire : Elena Peters

Trésorière : Laura Ceberan

Vice-président : Dimitri Barret

Secrétaire adjointe : Isabelle Choque

Trésorier adjoint : Christophe Brossé

Le travail se fait en binôme.

L’enregistrement en préfecture sera fait par Laurence/Isabelle.

           c.         Création d’un répertoire des membres du CA pour faciliter la communication (que je vous enverrai bientôt) Mise à jour par Laurence

           1.        RECAPITULATIF DE L’AVANCEMENT DES DOSSIERS EN COURS

           a.         Le compte rendu de l’AG + les calendriers seront collés dans les cahiers dans la semaine // Collage en même temps des mots d’Halloween

            b.        HALLOWEEN

Le travail est en cours, divisé en deux équipes : créations de masques et du goûter avec pinata à casser. Laurence et Nelly font un essai de piñata cette semaine.

Les affiches et les mots dans les cahiers sont en cours de création par Elena au moment où j’écris (merci ).

c.   PHOTOGRAPHE (référente Elena)

Le passage du photographe à l’école aura lieu le 9 novembre.

La formule choisie est la même que l’année dernière : photographe de Béziers (Imagin) pour les pochettes et création d’un CD pour faire faire les objets à Pézénas (Euroflm).

Ateliers d’objets créatifs – Référente : Laura

Plusieurs ateliers créatifs seront mis en place (calendrier collé dans les cahiers)

Compte rendu de la réunion du 16/09/2015

Compte rendu du CA du 16/09/2015

1.   BUREAU ET CALENDRIER

a.     Changement de Bureau

                                               i.     Laurence Fernandes deviendra présidente après l’AG

                                              ii.     Isabelle Choque devient secrétaire adjointe.

                                            iii.     Le nouveau Bureau est prêt à démarrer et sera déclaré en préfecture après l’AG (nomination lors du prochain conseil)

b.    Calendrier des manifestations

                                               i.     Voir annexe

                                            ii.     Remarque : suite aux remontées de certains enseignants, les Écureuils devront discuter lors du premier conseil d’école (novembre) de la séparation kermesse/spectacle avec les enseignants

c.     Nouveauté : calendrier des ATELIERS CRÉATIFS proposés par Laura

                                               i.     Cinq ateliers sont prévus (voir annexe) sur l’année

                                              ii.     À base de matériaux de récupération, chaque date est calée avant un événement marquant du calendrier (Halloween, Noël, Fête des mères, etc.)

                                            iii.     Propositions pour le 1^er atelier (Halloween) : citrouilles à creuser, masques, flambeaux ?

2.   PHOTOGRAPHE

a.     Équipe : Elena et Laura

b.     Etape 1 (avant l’AG) : demander des devis ou conserver le photographe de l’année dernière. Celui de l’année dernière est plus intéressant pour la marge des Écureuils, mais les objets sont trop chers. L’année dernière, nous avons demandé un CD et fait faire les objets auprès d’un photographe de Pézénas. Comparer les prix et contenus des pochettes.

c.      Convenir d’une date et la communiquer à la directrice. C’est elle qui fait passer le mot dans tous les cahiers des enfants.

d.     Après le passage du photographe, trier/repérer les photos par classe. Préparer les fiches de commande de retirage et objets personnalisés.

e.     Organiser les permanences pour le retrait et les commandes sur une semaine.

3.     HALLOWEEN – samedi 31 octobre

a.     Référente : Laurence

b.      Définir le programme avant la fin du mois de sept  (cf le tract doit passer avant les vacances ds le cahier)

c.      Organisation de l’ap-midi :

                                               i.     16h-18h : Goûter (offert pour les enfants qui achètent un cornet), vente des cornets chauve-souris restant de l’année dernière (1 €), buvette, musique, stand de maquillage à 1 €

                                              ii.     18h Départ du défilé costumé avec flambeaux pour toquer aux portes du village et récolter les bonbons.

                                            iii.     Piñata (bonbons, cotillons, confettis ?): décider si avant ou après le défilé

4.     MARCHÉ DE NOËL – Week-end des 28 et 29 novembre

a.     Définir le programme des animations, le menu, les décors etc. en petit groupe (se répartir le travail)

b.     Mail aux artisans : Isabelle (mise à jour charte et fiche d’inscription)

 7 artisans ont déjà demandé la date

c.      Les animations extérieures n’ayant pas eu lieu l’année dernière pour cause d’intempéries, l’équipe propose de reprendre les mêmes, à savoir des balades en charrette de 1880 dans le village sur un jour et des balades à poney sur un autre jour. Voir coordonnées avec Angélique.

d.     Les marrons chauds monopolisant 2 personnes au moins (1 pour le feu, 1 pour la vente) sur les deux jours, proposition de prendre un prestataire extérieur en prélevant un droit de place (10, 20, 30 euros, à voir). Isabelle

e.     Demande de devis pour engager un photographe pro pour les photos du Père Noël pendant le marché (Laura et Elena)

f.      Création de l’affiche à la mi-octobre au plus tard (voir à l’avance avec Christine) pour diffusion dans les magazines, guides des marchés de Noël, commerces etc. Laurence

ELECTION DU NOUVEAU BUREAU LE 6 OCTOBRE 2014

NOUVEAU BUREAU DES ÉCUREUILS

Les Écureuils ont tenu leur 2^ème Conseil d’Administration le

6/10/2014.

Le nouveau bureau a été constitué comme suit :

Présidente	Isabelle CHOQUE
Vice-présidente	Angélique BOUILLÉ
Secrétaire	Laurence FERNANDES
Secrétaire adjointe	Alexandrine STAUT
Trésorière	Guylène MONTUELLE
Trésorier adjoint	Christophe BROSSÉ