Compte rendu de la réunion du 19/10/2015
1. ATELIER HALLOWEEN - MERCREDI 21 OCTOBRE
a.
Peu d’inscrits à ce jour, peut-être parce que le
mot n’est pas passé dans les cahiers
b.
À faire
i.
Récupérer les clefs de la salle
mercredi matin au plus tard (la Mairie est fermée le mercr après midi)
ii.
Rendez-vous le matin à 11h
au foyer pour descendre le matériel
iii.
Laura amène sa
cafetière
iv.
Elena fait le courses
(boissons)
c.
Membres présents : Laura, Dimitri, Elena +
Laurence ?
2. FETE D’HALLOWEEN – SAMEDI 31 OCTOBRE
a.
Programme (voir Compte rendu d’Elena)
b.
Achat de cotillons (Isabelle) pour remplir les
piñatas
c.
Faire le point sur les boissons
(Laurence)
d.
Musique : poste de
Laura avec musique sur clé USB (Elena) /Elena réfléchit à des jeux simples
utilisant ballons/musique pour avant le départ dans le village
e.
Installation de la salle : Vendredi 30 octobre à 15H avec Elena, Laura, Dimitri
f.
Le jour J : ouverture de la salle à 14h
(Elena) pour réceptionner les gâteaux (18 à ce
jour)
3. MARCHE DE NOËL – WEEK-END DES 28 ET 29 NOVEMBRE
a.
Intérieur
i.
Décors :
référante Elena. Idée d’utiliser des branchages. Organiser le décor de la salle
et le coin photo du Père Noël
ii.
Photographe :
RV mardi 20 pour voir les cartonnages (Elena, Laurence). Horaires à
proposer : le samedi de 10h à 12h et le dimanche de 15h à 17h
iii.
Chorale des
enfants organisée par Laura sous forme d’atelier chant une semaine
avant. A confirmer suivant dispos. Les faire chanter pendant que la photographe
développe les photos.
iv.
Père-Noël et St
Nicolas : demander au mari de Laurence sinon trouver quelqu’un
d’autre.
b.
Extérieur
i.
Charrette :
prestation déjà confirmée. L’assoc paie le déplacement 60 euros. Les tickets
sont déjà prêts. Deux tranches le samedi : de 11H à 12H30 et de 13H30 à
15H.
ii.
Poneys :
Dimitri se charge de contacter les différents centres équestres de la région
iii.
Vendeur de
marrons : Dimitri (lui demander un droit de place de 15 euros
pour les deux jours et il s’encaisse seul)
c.
Affichage/Signalisation
(Dimitri)
i.
Création de panneaux sur
palettes pour les ronds-points (à mettre en place 15 jours avant) –
voir Guylène. Demander contreplaqué à Laurence.
ii.
Création des flèches
d’indication à placer dans les rues de Neffiès
d.
Menu/restauration
(Laura + Isabelle)
i.
Définir les menus
(raclette, sandwiches, gaufres, crêpes, etc.)
ii.
Réaliser vin chaud/cidre chaud
iii.
Prévoir quantités – Faire les courses – Réaliser
– Fixer les prix
4. AUTRES POINTS
a.
Loto
i.
Référente : Cendrine
ii.
Toute l’équipe
récolte un maximum de lots d’ici janvier, puis faire tri en
prévision des deux lotos et de la tombola de la kermesse.
b. Gobelets Ecureuils
i.
Il en reste 75 à ce jour (commande de 500 pièces
en 2011)
ii.
Question : doit-on les consigner
pour ne pas avoir de pertes ? Pb de gestion pour la buvette. Proposition
d’acheter des gobelets en carton pour
les grosses manifs « à risque » où il y a beaucoup de choses à gérer
(moins de vaisselle) et conservation des gobelets Écureuils pour les petites
manifs type Halloween.
