COMPTE RENDU DE L'ASSEMBLEE GENERALE DU 30 SEPTEMBRE 2014

Procès verbal de l'assemblée générale

du 30 septembre 2014

Membres présents : 15

Membres du  bureau : Sandrine Florimond (présidente), Alexandrine Staut (vice-présidente, excusée), Mélodie Loncan (secrétaire, excusée), Élodie Montuelle (secrétaire adjointe, excusée), Guylène Montuelle (trésorière), Isabelle Choque (trésorière adjointe)

Enseignants : M^me Gawron (directrice de l’école)

Membres actifs : Laurence Fernandes, Florence Anguera, Angélique Bouillé, Chloé Matagne, Magali Astruc, Sandra Lafosse, Laura Ceberan (excusée), Virginie Combes, Cendrine Azzopardi, Christophe Brossé, Emilie Talpa, Dimitri Barret, Christelle Delaporte (excusée)

I ) Buts et objectifs de l'association

Sandrine Florimond prend la parole et présente l’association qui, en tant que coopérative scolaire, a pour but, au travers de diverses manifestations au cours de l'année scolaire, de récolter les moyens financiers nécessaires aux sorties pédagogiques, sportives et culturelles organisées pour les enfants.

Elle cède la parole à Isabelle Choque, qui propose de reprendre la présidence de l’association pour 2014-2015. Isabelle Choque remercie les personnes présentes à cette assemblée, M^me Florimond, présidente sortante, et M^me Gawron, directrice de l’école, puis présente l’ordre du jour.

II ) Rapport moral

Cette année encore l’association a rempli ses objectifs inscrits dans les statuts de l'association, à savoir qu’elle a pu financer les divers projets des enseignants.

L’association, de par son statut de coopérative scolaire, s’intéresse aux projets de l’école, fixés par les enseignants, et organise des manifestations à buts lucratifs tout au long de l’année.

A) Sorties pédagogiques 2013-2014 (au sein de l’école) - Exemples

- La maman des poissons.

- Musée de Sérignan avec séances dans chaque classe par une intervenante en arts plastiques

- Aqua pêche

- Ferme aux papillons

B) Réalisations de l’association en 2013-2014

1. Achats de protège-cahiers de couleurs pour le cahier de liaison des Ecureuils (plus simple pour les enseignants et pour l’association, pour env. 60 €)

2. Activités lucratives de l’association 2013-14 :

- Halloween

- Bourse aux jouets

- Photographe

- Marché de noël

- Loto

- Vide-grenier

- Carnaval

- Kermesse

III) Rapport financier

Le bilan financier 2013-2014 est distribué à l’assemblée. Isabelle Choque indique que les livres de comptes seront à disposition des membres lors de l’apéritif en fin de séance. 

Lecture du bilan avec l’assemblée.

Recettes : 11 210 € dont 3000 € de subventions de la municipalité (2400 € de subvention de fonctionnement + 600 € pour le carnaval)

Dépenses : 9 031 €  dont  un peu plus de 2000 € pour le projet pédagogique de l’année

Manifestations

- Halloween a bien fonctionné mais n’a pas rapporté assez de bénéfices car il y a eu trop de dépenses. C’était la première manifestation organisée par la nouvelle équipe ce qui explique les difficultés de budgétisation rencontrées.

- Bourses aux jouets : n’a pas fonctionné par manque de pub et l’objet n’était pas assez large (réservé aux parents avec enfants). Cette année il est prévu de faire 2 vide-greniers à la place (clientèle plus large).

- 1 loto (le 2^ème annulé car calendrier trop chargé). 2 lotos prévus pour 2015 car a rapporté plus de 1300 € l’année dernière, ce qui est un excellent chiffre.

- Marché de Noël. Auparavant organisé par le Foyer rural, qui s’est éteint l’année dernière. L’association a souhaité le reprendre à son compte pour maintenir cette manifestation qui apporte de la vie dans le village. L’association a reçu d’excellents retours. Le bénéfice total a été de 1068 € pour l'association. Ce type de manifestation présente l’intérêt, tout comme les lotos et les vide-greniers, de faire participer un public différent qui n’est pas entièrement constitué de parents, ce qui permet de diversifier les sources de financement.

- Le carnaval et la kermesse ont bien fonctionné, mais certaines choses sont à améliorer.

IV ) Projets a venir :

A.      Projets de l'école : pas encore fixés par les enseignants (conseil d’école en novembre 2014)

B.      Activités prévues par l’association pour 2014-2015

Le calendrier des manifestations est distribué à l’assemblée (voir affichage).

-          Halloween (sous forme de mini-kermesse cette année)

-          Photographe. L’association explique qu’elle a pris en compte les remarques sur la qualité reçues l’année dernière suite au changement de photographe. L’ancien photographe de l’école reviendra cette année. Ses tarifs ayant augmenté, le prix de la pochette sera le même que l’année dernière, à savoir 12 €. Le passage du photographe aura lieu le 2 décembre et les photos seront disponibles dès la semaine suivante, pour que tout le monde les ait avant les vacances de Noël. L’association fera son possible pour que les retirages et objets arrivent le plus rapidement possible.

-          Marché de Noël. L’association souligne que le marché est ouvert aux producteurs, créateurs, artisans mais aussi aux particuliers amateurs.

-          Certaines dates ne sont pas définitives, surtout celles du mois de mars, où la course de côtes doit avoir lieu (date encore non connue).

-          Une personne remarque que Pâquette, prévu pour le dimanche de Pâques, risque de ne pas être un succès (fête familiale). Cette manifestation n’est pas encore validée car l’association doit trouver un moyen de la rentabiliser.

V ) Le conseil d'administration (CA)

Isabelle Choque explique la nécessité de créer un véritable conseil d’administration en plus du bureau de l’association. Le CA n’existait pas l’année dernière et l’association fonctionnait avec six membres du bureau plus deux parents bénévoles externes au bureau. Cette année, conformément aux statuts, nous souhaitons un bureau avec trois membres, qui sera le moteur de l’association, en parallèle avec le CA, qui est « l’essence » de l’association et qui lui donne vie. Sans CA, il n’y a pas d’association.

Isabelle Choque explique que le bureau est en cours de constitution et devra être validé par le CA en début de semaine prochaine. Elle indique être prête à endosser le rôle de présidente de l’association à la demande des anciens membres, mais également être prête à céder sa place de présidente à quiconque voudra bien reprendre l’association le cas échéant.

Le bureau sera constitué comme suit :

Présidente : Isabelle Choque

Secrétaire : Laurence Fernandes

Trésorière : Guylène Montuelle

Isabelle Choque invite les parents qui désirent apporter leur aide d’une manière ou d’une autre à l’association, à venir s’inscrire sur les listes pendant l’apéritif, soit comme membre du bureau en tant qu’adjoint (avoir des compétences informatiques est nécessaire), soit comme membre du CA pour une aide régulière sur la préparation des activités, soit comme « aide hors conseil » pour une aide ponctuelle (répertoire de personnes à contacter pour une aide physique le jour des manifestations, par ex. buvette, installation de tables, sécurité du défilé). Elle précise que rien n’est obligatoire et qu’un compte rendu de chaque réunion du CA sera envoyé par e-mail à l’issue de chaque réunion pour que chacun puisse suivre, même de loin, ce qui se fait au sein de l’association.

Tous les parents présents s’inscrivent sur la liste dans l’une des catégories. L’association les remercie vivement de leur soutien.

Les PERSONNES ABSENTES LORS DE L’AG souhaitant s’inscrire au CONSEIL D’ADMINISTRATION ou comme AIDE HORS CONSEIL peuvent prendre contact au 06 99 83 98 50 ou par e-mail : lesecureuilsdeneffies@gmail.com.

                                                                                                     

Le Bureau