Compte rendu de l'avancement des préparatifs Halloween & Marché de Noël

Compte rendu de la réunion du 19/10/2015

1.    ATELIER HALLOWEEN - MERCREDI 21 OCTOBRE

a.     Peu d’inscrits à ce jour, peut-être parce que le mot n’est pas passé dans les cahiers

b.     À faire

                                               i.         Récupérer les clefs de la salle mercredi matin au plus tard (la Mairie est fermée le mercr après midi)

                                              ii.         Rendez-vous le matin à 11h au foyer pour descendre le matériel

                                            iii.         Laura amène sa cafetière

                                            iv.         Elena fait le courses (boissons)

c.      Membres présents : Laura, Dimitri, Elena + Laurence ?

2.    FETE D’HALLOWEEN – SAMEDI 31 OCTOBRE

a.     Programme (voir Compte rendu d’Elena)

b.     Achat de cotillons (Isabelle) pour remplir les piñatas

c.      Faire le point sur les boissons (Laurence)

d.     Musique : poste de Laura avec musique sur clé USB (Elena) /Elena réfléchit à des jeux simples utilisant ballons/musique pour avant le départ dans le village

e.     Installation de la salle : Vendredi 30 octobre à 15H avec Elena, Laura, Dimitri

f.      Le jour J : ouverture de la salle à 14h (Elena) pour réceptionner les gâteaux (18 à ce  jour)

3.    MARCHE DE NOËL – WEEK-END DES 28 ET 29 NOVEMBRE

a.     Intérieur

                                               i.         Décors : référante Elena. Idée d’utiliser des branchages. Organiser le décor de la salle et le coin photo du Père Noël

                                              ii.         Photographe : RV mardi 20 pour voir les cartonnages (Elena, Laurence). Horaires à proposer : le samedi de 10h à 12h et le dimanche de 15h à 17h

                                            iii.         Chorale des enfants organisée par Laura sous forme d’atelier chant une semaine avant. A confirmer suivant dispos. Les faire chanter pendant que la photographe développe les photos.

                                            iv.         Père-Noël et St Nicolas : demander au mari de Laurence sinon trouver quelqu’un d’autre.

b.     Extérieur

                                               i.         Charrette : prestation déjà confirmée. L’assoc paie le déplacement 60 euros. Les tickets sont déjà prêts. Deux tranches le samedi : de 11H à 12H30 et de 13H30 à 15H.

                                              ii.         Poneys : Dimitri se charge de contacter les différents centres équestres de la région

                                            iii.         Vendeur de marrons : Dimitri (lui demander un droit de place de 15 euros pour les deux jours et il s’encaisse seul)

c.      Affichage/Signalisation (Dimitri)

                                               i.         Création de panneaux sur palettes pour les ronds-points (à mettre en place 15 jours avant) – voir Guylène. Demander contreplaqué à Laurence.

                                              ii.         Création des flèches d’indication à placer dans les rues de Neffiès

d.     Menu/restauration (Laura + Isabelle)

                                               i.         Définir les menus (raclette, sandwiches, gaufres, crêpes, etc.)

                                              ii.         Réaliser vin chaud/cidre chaud

                                            iii.         Prévoir quantités – Faire les courses – Réaliser – Fixer les prix

4.    AUTRES POINTS

a.     Loto

                                               i.         Référente : Cendrine

                                              ii.         Toute l’équipe récolte un maximum de lots d’ici janvier, puis faire tri en prévision des deux lotos et de la tombola de la kermesse.

b.    Gobelets Ecureuils

                                               i.         Il en reste 75 à ce jour (commande de 500 pièces en 2011)

                                              ii.         Question : doit-on les consigner pour ne pas avoir de pertes ? Pb de gestion pour la buvette. Proposition d’acheter des gobelets en carton pour les grosses manifs « à risque » où il y a beaucoup de choses à gérer (moins de vaisselle) et conservation des gobelets Écureuils pour les petites manifs type Halloween.